Template Surat Tanda Terima yang kita bagikan kali ini merupakan dokumen penting yang berungsi untuk mengkonfirmasi penerimaan barang, dokumen maupun uang dari pihak pertama ke pihak kedua. Ini jadi tanda bukti yang sah.
Surat ini umum digunakan di berbagai kegiatan administrasi seperti di pemerintahan, perusahaan, maupun untuk kepentingan individu. Dengan tanda terima tersebut, pihak yang menyerahkan memiliki bukti yang kredibel dan bisa jadi tanda bukti jika ada sengketa di lain waktu.
Maka dari itu jika kamu melakukan transaksi dengan nominal yang besar baik itu berupa barang maupun uang, disarankan untuk membuat surat tanda terima. Cara membuatnya cukup mudah, kamu bisa gunakan format/template atau contoh yang kami berikan dalam bentuk word (.doc) dibawah ini sehingga bisa di edit secara mudah.
Apa Itu Surat Tanda Terima?
Surat Tanda Terima adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti bahwa seseorang atau pihak telah menerima sesuatu dari pihak lain. Surat ini biasanya dibuat secara tertulis, ditandatangani oleh penerima, dan mencantumkan detail barang, dokumen, atau uang yang diterima.
Surat ini sering digunakan dalam kegiatan bisnis, pengiriman barang, pembayaran, penyerahan dokumen penting, dan berbagai aktivitas resmi lainnya.
Fungsi Surat Tanda Terima
- Bukti Legalitas
Berfungsi sebagai bukti sah dan resmi bahwa barang atau dokumen telah diterima oleh pihak penerima. - Menghindari Sengketa
Mencegah terjadinya perselisihan atau kesalahpahaman antara pihak pengirim dan penerima. - Dokumentasi Internal
Digunakan untuk arsip atau pencatatan internal, baik oleh perusahaan maupun individu. - Verifikasi Transaksi
Berguna untuk proses audit atau verifikasi dalam kegiatan administrasi dan keuangan.
Format
Berikut unsur-unsur yang sebaiknya ada didalam surat:
- Kepala Surat (bila dari institusi)
- Tanggal dan Tempat Penandatanganan
- Nama Lengkap dan Identitas Penerima
- Nama dan Identitas Pengirim (jika diperlukan)
- Uraian Barang/Dokumen/Uang yang Diterima
- Jumlah atau Nilai (jika ada)
- Tujuan atau Keterangan Tambahan
- Tanda Tangan dan Nama Jelas Penerima
- Stempel Perusahaan (bila resmi)
Download Template Surat Tanda Terima
Surat tanda terima atau bisa disingkat STT diperlukan untuk menghindari perselisihan di lain waktu. Jadi surat ini berlaku dan sah dimata hukum. Adapun jenisnya sendiri bermacam macam tergantung jenis yang diserahkan entah itu barang, dokumen maupun uang.
Surat ini umumnya dibutuhkan dalam situasi seperti:
- Serah terima barang dalam pembelian
- Penyerahan dokumen penting (ijazah, kontrak)
- Pemberian uang muka, pelunasan, atau pinjaman
- Penyerahan aset atau fasilitas kantor
- Pengiriman via ekspedisi yang tidak menggunakan resi elektronik
- dll
Anda juga perlu tahu bahwa STT ini berbeda dengan invoice. Meskipun sering dianggap sama, namun itu adalah dua dokumen yang berbeda. Invoice diserahkan sebelum ada transaksi atau bisa dikatakan dokumen penagihan. Sedangkan STT adalah dokumen yang diserahkan saat atau setelah adanya transaksi.
Contoh Surat Tanda Terima Barang
Surat untuk berbagai keperluan (pengiriman barang antar perusahaan, instansi, atau pribadi.
Contoh Surat Tanda Terima Dokumen
Sebagai bukti resmi bahwa suatu dokumen telah diterima oleh pihak tertentu. Surat ini biasanya dibuat dan ditandatangani oleh penerima dokumen untuk menyatakan bahwa ia telah menerima dokumen dari pengirim dalam kondisi baik dan lengkap.
Contoh STT Uang
Dokumen penting yang digunakan sebagai bukti sah bahwa sejumlah uang telah diterima oleh pihak tertentu dari pihak lainnya. Surat ini biasa digunakan dalam berbagai transaksi, baik formal maupun informal, seperti pembayaran utang, pembelian barang, donasi, atau pinjaman.
Tips
- Gunakan bahasa yang resmi dan jelas.
- Cantumkan informasi lengkap dan rinci tentang apa yang diterima.
- Pastikan nama, tanggal, dan tanda tangan tercantum dengan benar.
- Tambahkan stempel resmi perusahaan jika digunakan untuk keperluan institusional.
- Simpan salinan surat untuk arsip dan pembuktian di kemudian hari.
Surat tanda terima merupakan dokumen penting dalam transaksi dan komunikasi formal. Dengan membuat surat ini, kedua belah pihak terlindungi secara hukum dan administratif, serta dapat menghindari kesalahpahaman di masa mendatang. Surat ini harus dibuat dengan cermat dan profesional agar sah dan bisa dipertanggungjawabkan.